Dansk version
Privatlivspolitik
KlinikNord – for børn, unge og deres familier
Senest opdateret: 19. oktober 2026
Hos KlinikNord tager vi beskyttelsen af jeres personlige oplysninger alvorligt. Når I kontakter os eller starter et forløb, har vi brug for nogle oplysninger for at kunne forstå jeres situation, tilrettelægge hjælpen og følge barnets udvikling.Vi indsamler kun oplysninger, der er relevante for vores arbejde, og behandler dem fortroligt.Her kan I læse, hvilke oplysninger vi behandler, hvad vi bruger dem til, hvordan vi passer på dem, og hvilke rettigheder I har.
1. Hvem er ansvarlig for jeres oplysninger?KlinikNord
CVR: 33742924
Stengade 51B, 3. sal
3000 Helsingør
E-mail: info@kliniknord.dk
Hjemmeside: www.kliniknord.dkKlinikNord er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger i klinikkens egne forløb og administrative aktiviteter.
2. Hvilke oplysninger behandler vi?Vi behandler de oplysninger, der er nødvendige og relevante for samarbejdet med barnet og familien. Det kan blandt andet være: Navn og kontaktoplysninger på barnet og familien. Oplysninger om barnets udvikling, trivsel, læring og eventuelle diagnoser. Oplysninger fra samtaler, observationer og faglige vurderinger.Træningsprogrammer, mål, registreringer og evalueringer.Relevante billeder og videoer, som familien vælger at dele.Journalnotater og anden faglig dokumentation. Oplysninger om aftaler, fakturering og betaling.
KlinikNord indsamler ikke CPR-numre.
Oplysningerne kommer som udgangspunkt fra familien selv. Vi kan også modtage relevante oplysninger fra andre fagpersoner, når der er et gyldigt retligt grundlag.
3. Hvad bruger vi oplysningerne til?Vi bruger oplysningerne til at besvare henvendelser, planlægge aftaler, forstå barnets og familiens behov samt tilrettelægge rådgivning, observation, hjemmetræning og supervision.Oplysningerne anvendes også til at udarbejde individuelle træningsprogrammer, følge barnets udvikling, evaluere indsatsen, føre journal, udarbejde statusrapporter og administrere betaling.Almindelige personoplysninger behandles, når det eksempelvis er nødvendigt for at indgå eller opfylde en aftale, overholde en retlig forpligtelse eller varetage en berettiget interesse, hvor betingelserne er opfyldt, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b, c eller f.Følsomme oplysninger, herunder helbredsoplysninger, behandles kun, når der desuden er et gyldigt grundlag efter GDPR artikel 9 og relevant dansk lovgivning. Det konkrete grundlag afhænger af ydelsen og formålet.
4. Når I kontakter os første gang
Når en familie kontakter KlinikNord, kan vi tage korte noter for at forstå familiens situation og vurdere, hvordan vi bedst kan hjælpe.Hvis familien ikke starter et forløb, sletter vi noterne inden for én måned.Eventuel e-mailkorrespondance og andre administrative oplysninger slettes, når de ikke længere er nødvendige, medmindre der er en lovlig grund til længere opbevaring.
5. Journalføring og faglig dokumentation
KlinikNord er registreret som behandlingssted under sundhedsvæsenet.Vi fører journal, når det er påkrævet efter de regler, der gælder for vores aktiviteter. I andre forløb dokumenterer vi relevante oplysninger om rådgivning, træning og supervision.Journalnotater og faglig dokumentation opbevares digitalt på klinikkens computer eller i de systemer, vi anvender til journalføring.Vi beskytter oplysningerne gennem adgangsbegrænsning og relevante tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.Journalmateriale opbevares efter de gældende lovpligtige opbevaringsregler.
6. Brug af AI til journalføring
KlinikNord anvender AI-assistenten i Terapeut Booking som hjælp til journalføring.Vi kan bruge AI-assistenten på to måder:Under samtaler: AI-assistenten kan omdanne samtalen til tekst og hjælpe med at udarbejde et journalnotat.Efter samtaler og observationer: Vi kan anvende AI-assistenten til at strukturere og formulere journalnotater på baggrund af vores egne stikord og observationer.Når AI-assistenten anvendes til transskription, behandles lyden i realtid. Ifølge Terapeut Booking opbevares selve lyden ikke efter transskriptionen.Transskriptioner opbevares midlertidigt og slettes efter den sletteperiode, der er indstillet i systemet.AI-assistenten udarbejder alene udkast. Vi gennemgår og godkender altid det endelige journalnotat. AI træffer ikke selvstændige beslutninger om barnets behandling, rådgivning eller træningsforløb.Ifølge Terapeut Booking anvendes klientoplysninger ikke til at træne eller finjustere AI-modeller.Klient- og journaldata opbevares ifølge leverandøren i Danmark, mens AI-transskription og udarbejdelse af journaludkast foregår i EU. Der kan forekomme begrænset adgang til eller overførsel af oplysninger til USA i forbindelse med eksempelvis support, overvågning og vedligeholdelse. Sådanne overførsler skal ske på et gyldigt overførselsgrundlag.Vi informerer familien, når AI-assistenten anvendes til transskription af samtaler. Familien kan fravælge denne anvendelse, og vi kan i stedet tage notater uden transskription.Godkendte journalnotater opbevares efter de relevante regler om journalføring og dokumentation.
7. Billeder og videoer i Signal
I nogle forløb anvender vi billeder og korte videoer som en del af observation, hjemmetræning og supervision.Familien kan selv oprette en privat gruppe i Signal og invitere KlinikNord til at deltage. Familien administrerer gruppen og vælger selv, hvilke billeder og videoer den ønsker at dele.Materialet kan eksempelvis bruges til at observere barnets kommunikation, udvikling og samspil, give familien faglig feedback, evaluere træningsmål og tilpasse øvelser.Familien er ansvarlig for sine egne private optagelser og kopier. KlinikNord er ansvarlig for sin egen behandling af det materiale, vi modtager.Når et forløb afsluttes, forlader KlinikNord Signal-gruppen og sletter samtalehistorik, billeder, videoer og eventuelle kopier fra klinikkens egne enheder.Hvis noget af materialet skal bevares som lovpligtigt journalmateriale, følger vi de relevante opbevaringsregler.Vi anvender ikke billeder eller videoer til markedsføring, offentliggørelse, undervisning eller forskning uden en særskilt aftale og et gyldigt retligt grundlag.
8. Tavshedspligt og fortrolighedHos KlinikNord behandler vi oplysninger om børn, unge og deres familier fortroligt.Vi videregiver ikke oplysninger til uvedkommende. Oplysninger deles kun, når der er et gyldigt retligt grundlag, og gældende regler om tavshedspligt og databeskyttelse overholdes.Vi begrænser adgangen til personoplysninger og anvender relevante sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte oplysningerne mod uvedkommendes adgang, tab og misbrug.
9. Statusrapporter og samarbejde med kommunenI forbindelse med hjemmetræning kan KlinikNord efter aftale med familien udarbejde statusrapporter, evalueringer og faglige udtalelser.Rapporterne kan eksempelvis anvendes ved kommunens opfølgning på et hjemmetræningsforløb.KlinikNord sender ikke rutinemæssigt oplysninger direkte til kommunen. Hvis oplysninger skal deles med kommunen, PPR, skole eller andre eksterne parter, sker det på et gyldigt retligt grundlag og under hensyn til gældende regler om tavshedspligt.En statusrapport giver ikke automatisk kommunen adgang til familiens videoer eller øvrige materiale.
10. Betaling og fakturering
KlinikNord anvender Dinero til fakturering og regnskab.Betaling kan ske via MobilePay, FI-indbetalingskort eller bankoverførsel.I forbindelse med betaling behandler vi relevante oplysninger såsom navn, fakturanummer, betalingsbeløb, betalingsdato og nødvendige betalingsoplysninger.Vores bank, betalingsformidlere og regnskabssystem kan behandle oplysninger, når det er nødvendigt for at gennemføre betaling og overholde gældende lovgivning.Vi tilstræber, at betalingsreferencer og fakturatekster ikke indeholder unødvendige oplysninger om diagnoser eller andre følsomme forhold.Regnskabsmateriale opbevares som udgangspunkt i fem år efter udløbet af det relevante regnskabsår.
11. Hvilke digitale systemer bruger vi?KlinikNord anvender følgende tjenester:Terapeut Booking: Tidsbestilling, administration og AI-understøttet journalføring.Dinero: Fakturering og regnskab.Microsoft Outlook: E-mailkommunikation.Signal: Udveksling af beskeder, billeder og videoer.MobilePay og bank: Betalingshåndtering.WordPress og Elementor: Drift af hjemmesiden.Leverandørerne kan afhængigt af deres konkrete rolle behandle oplysninger på vegne af KlinikNord eller som selvstændigt dataansvarlige.Hvor leverandører behandler personoplysninger på vores vegne, skal behandlingen være omfattet af de nødvendige databehandleraftaler.Personoplysninger kan i visse tilfælde blive behandlet uden for EU/EØS. Hvor dette sker, skal der være et gyldigt overførselsgrundlag og passende beskyttelse af oplysningerne.
12. Selvstændige psykologer
KlinikNord kan samarbejder med selvstændige psykologer, som har deres egne klientforløb og separate journalsystemer.Psykologerne er som udgangspunkt selvstændigt dataansvarlige for deres egne klientoplysninger og journaler.KlinikNord har ikke adgang til psykologernes journaler. Oplysninger udveksles ikke automatisk mellem KlinikNord og de selvstændige psykologer. Psykologerne informerer selv deres klienter om deres behandling af personoplysninger.
13. Hvor længe opbevarer vi oplysninger?
Vi opbevarer oplysninger, så længe de er nødvendige for det formål, de er indsamlet til, eller så længe lovgivningen kræver det.Indledende noter: Slettes inden for én måned, hvis familien ikke starter et forløb.Journalmateriale: Opbevares efter gældende journalføringsregler og lovpligtige opbevaringsperioder.AI-transskriptioner: Slettes efter den opbevaringsperiode, der er valgt i Terapeut Booking. Godkendte journalnotater følger de almindelige regler for journalopbevaring.Billeder og videoer: Slettes fra KlinikNords Signal og egne enheder, når forløbet afsluttes, medmindre materialet skal bevares som journalmateriale.Regnskabsmateriale: Opbevares som udgangspunkt i fem år efter udløbet af det relevante regnskabsår.Andre administrative oplysninger slettes, når de ikke længere er nødvendige, medmindre der er en lovlig grund til længere opbevaring.
14. Hjemmeside og cookiesKlinikNord.dk anvender ikke cookies.Når I ønsker at booke en tid, bliver I videresendt til Terapeut Bookings hjemmeside, hvor deres egne regler om cookies og databeskyttelse gælder.KlinikNords behandling af personoplysninger i forbindelse med booking, journalføring, AI og fakturering er beskrevet i de øvrige afsnit af denne privatlivspolitik.15. Samtykke og barnets rettighederVi tager hensyn til barnets alder, modenhed og de gældende regler om forældremyndighed og samtykke.Vi ønsker, at børn og unge så vidt muligt bliver inddraget i beslutninger om deres eget forløb på en måde, der passer til deres alder og forståelse.Når behandling af personoplysninger bygger på samtykke, kan samtykket trækkes tilbage med virkning for fremtiden.Tilbagetrækning betyder ikke nødvendigvis, at oplysninger, som vi er lovmæssigt forpligtede til at opbevare, kan slettes.
16. Jeres rettigheder
Efter databeskyttelsesreglerne har I blandt andet ret til at:Få indsigt i de personoplysninger, vi behandler.Få urigtige oplysninger rettet.Anmode om sletning, når reglerne giver mulighed for det.Anmode om begrænsning af behandlingen.Gøre indsigelse mod visse former for behandling.Få oplysninger udleveret eller overført, når reglerne giver ret til det.Trække et databeskyttelsesretligt samtykke tilbage.Der gælder særlige regler for patientjournaler og for børns og forældres adgang til oplysninger.Kontakt os gerne, hvis I ønsker at gøre brug af jeres rettigheder.
17. Spørgsmål eller klager
Har I spørgsmål om, hvordan vi behandler personoplysninger, er I altid velkomne til at kontakte os.KlinikNord
Stengade 51B, 3. sal
3000 Helsingør
E-mail: info@kliniknord.dk
Hjemmeside: www.kliniknord.dk
Hvis I mener, at jeres oplysninger behandles i strid med databeskyttelsesreglerne, kan I klage til Datatilsynet på www.datatilsynet.dk.Vi ønsker, at alle familier skal føle sig trygge ved at dele de oplysninger, der er nødvendige for, at vi kan hjælpe dem og deres barn.
English Version
Privacy Policy
KlinikNord – for bønr, unge og deres familier
Last updated: 19 October 2026
At KlinikNord, we take the protection of your personal information seriously. When you contact us or begin working with us, we need certain information to understand your situation, plan appropriate support and monitor your child’s development.We only collect information relevant to our work and treat it confidentially.This policy explains what personal information we process, why we use it, how we protect it and what rights you have.
1. Who is responsible for your personal information?
KlinikNord
CVR (Danish Business Registration No.): 33742924
Stengade 51B, 3rd floor
3000 Helsingør, Denmark
Email: info@kliniknord.dk
Website: www.kliniknord.dkKlinikNord is the data controller for personal information processed in connection with our own services and administrative activities.
2. What information do we collect?We process information that is necessary and relevant to our work with children and their families. This may include:Names and contact details of children and family members.Information about a child’s development, wellbeing, learning and any diagnoses.Information from consultations, observations and professional assessments.Individual training programmes, goals, progress records and evaluations.Relevant photographs and videos shared by families.Clinical records and other professional documentation.Appointment, invoicing and payment information.KlinikNord does not collect Danish civil registration (CPR) numbers.Information is generally provided directly by the family. We may also receive relevant information from other professionals where there is a valid legal basis for doing so.
3. Why do we process personal information?
We use personal information to respond to enquiries, arrange appointments, understand the needs of children and families, and provide consultations, observations, home-based training and professional supervision.We also use information to develop individual programmes, monitor progress, evaluate interventions, maintain records, prepare progress reports and administer payments.We process ordinary personal data where, for example, this is necessary to enter into or fulfil a contract, comply with a legal obligation or pursue a legitimate interest where the relevant conditions are met, under Article 6(1)(b), (c) or (f) of the General Data Protection Regulation (GDPR).Special category data, including health information, is processed only where an additional valid legal basis exists under Article 9 GDPR and applicable Danish legislation. The specific legal basis depends on the service and purpose.
4. When you first contact us
When a family contacts KlinikNord, we may make brief notes to understand their situation and consider how we can help.If the family does not begin a programme with us, these notes are deleted within one month.Email correspondence and other administrative information are deleted when no longer necessary, unless there is a lawful reason to retain them for longer.
5. Clinical records and professional documentation
KlinikNord is registered as a healthcare treatment facility in Denmark.We maintain clinical records where required by the rules applicable to our activities. For other services, we document relevant information about consultations, training and supervision.Clinical notes and professional documentation are stored digitally on the clinic’s computer or in the systems we use for record-keeping.We protect this information through access restrictions and appropriate technical and organisational security measures.Clinical records are retained in accordance with applicable statutory retention requirements.
6. Use of AI in clinical record-keeping
KlinikNord uses the AI assistant provided by Terapeut Booking to support clinical documentation.We may use the AI assistant in two ways:During consultations: The assistant can transcribe a conversation and help prepare a draft clinical note.After consultations and observations: The assistant can help structure and write clinical notes based on our own observations and notes.When the assistant is used for transcription, audio is processed in real time. According to Terapeut Booking, the audio itself is not retained after transcription.Transcripts are stored temporarily and deleted according to the retention period configured in the system.The AI assistant only prepares drafts. We always review and approve the final clinical note. AI does not independently make decisions about a child’s treatment, support or training programme.According to Terapeut Booking, client information is not used to train or fine-tune AI models.The provider states that client and clinical record data are stored in Denmark, while AI transcription and the preparation of draft notes take place within the EU. Limited access to or transfers of information to the United States may occur in connection with support, monitoring or maintenance. Such transfers must have a valid legal basis under the applicable data protection rules.We inform families when AI-assisted transcription is used during consultations. Families may decline this form of transcription, in which case we can take notes without it.Approved clinical notes are retained in accordance with applicable record-keeping requirements.
7. Photographs and videos shared through Signal
In some programmes, we use photographs and short videos as part of observation, home-based training and professional supervision.Families may create a private Signal group and invite KlinikNord to join. The family manages the group and decides which photographs and videos to share.This material may be used to observe a child’s communication, development and interactions, provide professional feedback, evaluate training goals and adjust activities.Families are responsible for their own private recordings and copies. KlinikNord is responsible for its own processing of the material it receives.When a programme ends, KlinikNord leaves the Signal group and deletes the conversation history, photographs, videos and any copies held on the clinic’s own devices.If any material must be retained as part of a legally required clinical record, the applicable retention rules will be followed.We do not use photographs or videos for marketing, publication, teaching or research without a separate agreement and a valid legal basis.
8. Confidentiality and data protection
At KlinikNord, we treat information about children, young people and their families confidentially.We do not disclose information to unauthorised parties. Information is shared only where there is a valid legal basis and applicable confidentiality and data protection requirements are met.We restrict access to personal information and use appropriate security measures to protect it against unauthorised access, loss and misuse.
9. Progress reports and cooperation with local authorities
As part of home-based training, KlinikNord may prepare progress reports, evaluations and professional statements in agreement with the family.These reports may be used, for example, when a Danish municipality reviews a child’s home-training programme.KlinikNord does not routinely send information directly to local authorities.Where information is shared with a municipality, educational psychology service (PPR), school or another external party, this is done on a valid legal basis and in accordance with applicable confidentiality requirements.Providing a progress report does not automatically give the municipality access to the family’s videos or other materials.10. Payments and invoicingKlinikNord uses Dinero for invoicing and accounting.Payments can be made by MobilePay, FI payment slip or bank transfer.For payment processing, we use relevant information such as names, invoice numbers, payment amounts, payment dates and necessary payment details.Our bank, payment service providers and accounting system may process information where necessary to complete payments and comply with legal requirements.We aim to avoid including unnecessary information about diagnoses or other sensitive matters in payment references and invoice descriptions.Accounting records are generally retained for five years after the end of the relevant financial year.11. Which digital services do we use?KlinikNord uses the following services:Terapeut Booking: Appointment scheduling, administration and AI-assisted clinical documentation.Dinero: Invoicing and accounting.Microsoft Outlook: Email communication.Signal: Exchange of messages, photographs and videos.MobilePay and banking services: Payment processing.WordPress and Elementor: Website operation.Depending on their role, these providers may process information on behalf of KlinikNord or act as independent data controllers.Where providers process personal information on our behalf, the necessary data processing agreements must be in place.In certain circumstances, personal information may be processed outside the EU/EEA. Where this occurs, a valid transfer mechanism and appropriate safeguards must be in place.
12. Independent psychologists
KlinikNord may choose to work with independent psychologists who manage their own clients and maintain separate clinical record systems.These psychologists are generally independent data controllers for their own client information and clinical records.KlinikNord does not have access to the psychologists’ clinical records.Information is not automatically exchanged between KlinikNord and the independent psychologists. Each psychologist is responsible for informing their clients about how their personal information is processed.
13. How long do we retain information?
We retain personal information only for as long as necessary for the purpose for which it was collected, or for as long as required by law.Initial enquiry notes: Deleted within one month if the family does not begin a programme.Clinical records: Retained in accordance with applicable record-keeping requirements and statutory retention periods.AI transcripts: Deleted according to the retention period selected in Terapeut Booking. Approved clinical notes follow the applicable rules for clinical records.Photographs and videos: Deleted from KlinikNord’s Signal account and devices when a programme ends, unless the material must be retained as part of a clinical record.Accounting records: Generally retained for five years after the end of the relevant financial year.Other administrative information is deleted when no longer necessary, unless there is a lawful reason for longer retention.
14. Website and cookies
KlinikNord.dk does not use cookies.When you wish to book an appointment, you are redirected to the Terapeut Booking website, where their own cookie and data protection policies apply.KlinikNord’s processing of personal information in connection with appointments, clinical records, AI and invoicing is explained in the other sections of this policy.
15. Consent and children’s rights
We take account of each child’s age, maturity and the applicable rules concerning parental responsibility and consent.Where possible, we involve children and young people in decisions about their own support in a way that reflects their age and understanding.Where the processing of personal information is based on consent, that consent may be withdrawn at any time with effect for the future.Withdrawal of consent does not necessarily mean that information we are legally required to retain can be deleted.
16. Your data protection rights
Under data protection legislation, you may have the right to:Access personal information we hold about you.Request correction of inaccurate information.Request deletion where the law permits.Request restriction of processing.Object to certain types of processing.Request transfer of your information where the right to data portability applies.Withdraw consent where consent is the legal basis for processing.Special rules apply to clinical records and to access rights involving children and those with parental responsibility.Please contact us if you would like to exercise your rights.
17. Questions or complaintsI
f you have any questions about how we handle personal information, you are welcome to contact us.KlinikNord
Stengade 51B, 3rd floor
3000 Helsingør, Denmark
Email: info@kliniknord.dk
Website: www.kliniknord.dkIf you believe your personal information has been processed in breach of data protection legislation, you may lodge a complaint with the Danish Data Protection Agency (Datatilsynet) at www.datatilsynet.dk.We want every family to feel confident that the information they share with us is treated with care, respect and confidentiality.